E-Procurement es la abreviatura de adquisiciones electrónicas y describe la compra de bienes o servicios con sistemas electrónicos, a menudo a través de redes digitales como Internet. El E-Procurement suele ser parte del e-commerce y, por lo tanto, también del e-business. En el ámbito del E-Procurement, los métodos modernos de comunicación se combinan con los procedimientos clásicos de comprea y los procesos asociados se gestionan electrónicamente o digitalmente. El procesamiento electrónico de los pedidos se llama e-fulfillment. La ventaja del e-procurement es el ahorro de tiempo y, por tanto, de costes en la gestión de los procesos de pedido.

Antecedentes

El comercio electrónico, el e-commerce, ha evolucionado como resultado de la digitalización y la difusión de Internet. En el mismo período, los mecanismos de adquisición de bienes han cambiado y ya se han adaptado a las nuevas condiciones en muchas industrias. Uno de los resultados de estos cambios es el e-procurement.

Hasta ahora, para pedir mercancía, las empresas tenían que seguir muchos pasos individuales. Todo este proceso se puede acortar ahora en muchos pasos. Antes de la digitalización, primero se debían determinar las necesidades, después se debía verificar el presupuesto, comparar las ofertas, crear los formularios de pedido y, finalmente, verificar y archivar la entrada de mercancías. Hoy en día, estos pasos de aprovisionamiento individuales pueden automatizarse y pueden iniciarse con un solo botón. El e-procurement se puede realizar con una sola solución de software en forma de sistema ERP.

Especialmente para las grandes empresas, el e-procurement ofrece la posibilidad de ahorrar costes de personal y reducir significativamente el tiempo entre el pedido de las mercancías, las entregas y, dependiendo del propósito de la empresa, la reventa. Como resultado, el e-procurement es particularmente adecuado para los minoristas en línea, cuyos clientes suelen confiar en la alta disponibilidad de los productos, así como en la rapidez de entrega. De este modo, puede conseguir una clara ventaja de mercado si optimiza sus procesos de e-procurement.

Tipos de sistemas de e-procurement

Hay varias características que pueden utilizarse para clasificar los sistemas de e-procurement. Normalmente, el e-procurement se lleva a cabo en el área B2B. El tipo de mercancías adquiridas a través del sistema también es un factor. Además, los costes del proceso de contratación son relevantes, así como las relaciones entre las personas responsables dentro del ciclo de contratación electrónica.

En principio, pueden distinguirse tres sistemas diferentes en función de las características enumeradas:

• Sistemas de proveedores (soluciones de venta): El proveedor implementa el sistema de e-procurement. Proporciona la plataforma necesaria y los clientes pueden adquirir sus productos allí. El proveedor determina tanto la disponibilidad de la mercancía como los precios.
• Sistemas de compras (soluciones de compra): En este caso, el comprador define las condiciones tales como precios y cantidades para su proceso de aprovisionamiento. Si, por ejemplo, las grandes empresas industriales necesitan piezas de recambio, se puede publicar una licitación a través del sistema de contratación electrónica. Varios proveedores tienen la posibilidad de obtener el contrato para la producción de estas piezas a través del sistema.
• Marketplaces (soluciones de muchos a muchos): Estos sistemas se mezclan con los sistemas de adquisición y entrega. Los fabricantes pueden ofrecer sus productos y los clientes pueden especificar sus necesidades al mismo tiempo. Por lo general, el mercado es regulado por un tercero. Un ejemplo moderno de tal mercado es la plataforma comercial Alibaba, que también mezcla parcialmente el B2B con el área B2C.

Requisitos

Para que el e-procurement alcance su pleno potencial de rendimiento, los participantes deben utilizar normas uniformes. Estos pueden estar relacionados con el etiquetado de mercancías (GTIN o ISBN) o los formatos de archivo utilizados (por ejemplo, XML). Además de la estandarización de los formatos utilizados, tampoco debe descuidarse la infraestructura. E-Procurement puede ser implementado en intranets, extranets, servidores virtuales o a través de ciertos mercados. En casos individuales, deben coordinarse con los participantes y socios.

Beneficios

El tratamiento electrónico del aprovisionamiento de mercancías tiene inmensas ventajas para las empresas, que se enumeran brevemente a continuación:

1. Menor tiempo, mano de obra y coste en comparación con el aprovisionamiento convencional
2. Aprovisionamiento más rápido de materiales o productos
3. Más comparaciones de precios o proveedores disponibles
4. Integración sin complicaciones de nuevas fuentes de aprovisionamiento
5. Compra flexible, ya que las fuentes están disponibles en línea las 24 horas del día.
6. Los proveedores de servicios pueden transmitir directamente a sus clientes las ventajas resultantes de la contratación electrónica. Así pues, el e-procurement ofrece una ventaja a los consumidores, ya que pueden beneficiarse de precios más bajos.

Ejemplo

El e-procurement es recomendable para empresas medianas y grandes. La industria manufacturera y el comercio confían en las soluciones de e-procurement cuando la adquisición de bienes debe llevarse a cabo a gran escala o ser particularmente flexible. Para implementar todo esto de forma electrónica, el uso de un sistema VPN o intranet requiere grandes inversiones, que pueden amortizarse ahorrando tiempo y dinero.

Supongamos que la empresa X depende del proveedor Y, que fabrica y suministra materias primas para un producto. Muchos proveedores desean un almacenamiento de datos estandarizado para poder reaccionar rápida y fácilmente ante sus clientes corporativos. Si se utiliza una interfaz automatizada, la comunicación sobre los inventarios de mercancías, las listas de entrega, las cantidades y los importes a pagar se realiza íntegramente a través de una extranet o intranet, una conexión segura entre el proveedor y la empresa, que también está conectada al sistema ERP.

El resultado es una gestión altamente eficiente y automatizada de las entregas y de los datos disponibles. En este caso, la empresa X tendrá que integrar un sistema de contratación electrónica, ya que, de lo contrario, el proveedor Y dejaría de prestar sus servicios. Al mismo tiempo, varias áreas de la empresa X se beneficiarán de este sistema, como la logística, la entrada de mercancías y la contabilidad financiera, y también el cliente. Las ventajas internas se transmiten directamente al cliente gracias a la rápida disponibilidad y a la información actualizada sobre los productos (plazos de entrega, etc.).

Beneficios para el marketing online

La optimización de procesos siempre juega un papel importante en el marketing online. Con el e-procurement, las tiendas online tienen la oportunidad de optimizar la adquisición de sus productos. Cuanto más rápido se puedan comprar los bienes, más rápido estarán disponibles de nuevo para la venta. Cuanto más rentable sea el aprovisionamiento de mercancías, mayores serán las opciones de determinación de precio. A su vez, los precios bajos pueden anunciarse de forma selectiva, aumentando así el conocimiento y el alcance de la marca. Junto con un sistema ERP y un CMS de tienda, los comerciantes en línea pueden automatizar muchos procesos diferentes a la vez, ahorrando así costes adicionales o utilizando recursos para publicidad o personal.